Každodenní agenda obchodních, marketingových i servisních týmů je často zatížena opakujícími se úkoly. Tvorba cenových nabídek, rozesílání standardizovaných e-mailů po schůzce nebo příprava smluvních podkladů – to vše jsou činnosti, které spotřebovávají drahocenný čas, jenž by mohl být věnován přímé komunikaci s klienty. Řešením není pracovat déle, ale pracovat chytřeji. Přesně na tento princip sází české řešení Bohemia CRM, které díky svému založení na platformě Microsoft Model-Driven Power Apps a hluboké integraci s Microsoft 365 přináší výkonné nástroje pro automatizaci těchto procesů. Klíčovým prvkem jsou zde šablony e-mailů a dokumentů.
Následující text podrobně rozebírá, jak tyto funkce v praxi fungují a jak konkrétně šetří českým firmám hodiny práce týdně.
Inteligentní šablony: Více než jen kopírování textu
Když se řekne "šablona", mnoho uživatelů si představí pouhý předpřipravený text. V kontextu Bohemia CRM je však tento pojem mnohem širší. Nejde o statický text, ale o dynamický nástroj, který aktivně pracuje s daty uloženými v CRM.
Systém postavený na Model-Driven Power Apps umožňuje, aby šablony automaticky načítaly data přímo z konkrétních záznamů – ať už jde o kartu Organizace (účtu), Kontaktu, Zájmu (leadu) nebo Příležitosti.
Praktický příklad: Obchodník nemusí ručně vypisovat oslovení, název firmy klienta nebo detaily poptávky. Při vytváření e-mailu ze šablony systém automaticky doplní:
-
Správné oslovení (např. "Vážený pane Nováku,").
-
Název společnosti, se kterou komunikuje.
-
Odkaz na konkrétní produkt nebo službu, o kterou klient projevil Zájem.
-
Jméno a kontaktní údaje samotného obchodníka v podpisu.
Tím je zajištěna nejen rychlost, ale také stoprocentní přesnost a eliminace překlepů při manuálním přepisování.
1. Šablony e-mailů: Konzistentní komunikace na jedno kliknutí
E-mailová komunikace tvoří páteř obchodních vztahů. Bohemia CRM tuto oblast zefektivňuje pomocí knihovny e-mailových šablon (E-mail Templates) integrovaných přímo do prostředí Microsoft 365 a Outlooku.
Kde šablony šetří nejvíce času?
-
Reakce na nové Zájmy (Leady): Okamžité odeslání profesionálně formulovaného e-mailu s poděkováním za poptávku a základními informacemi.
-
Sledování (Follow-up): Standardizované e-maily pro "oživení" starších Příležitostí nebo dotazy po zaslání nabídky.
-
Potvrzení schůzek: Automatické zaslání rekapitulace domluvené schůzky (včetně integrace s kalendářem).
-
Servisní komunikace: Informování klienta o přijetí servisního požadavku, jeho průběhu a vyřešení.
Díky tomu, že všichni zaměstnanci používají schválené a jednotně formátované šablony, je zajištěna vysoká úroveň a jednotná firemní komunikace (corporate identity) napříč celou společností. Obchodníci se nemusí zdržovat vymýšlením textů a mohou se soustředit na obsah sdělení.
2. Generování dokumentů: Od nabídky po smlouvu bez chyb
Ještě výraznější časovou úsporu představuje generování dokumentů. Tvorba cenové nabídky (Nabídky) je v mnoha B2B firmách komplexní proces. Zahrnuje výběr produktů, správnou cenotvorbu, slevy, DPH a finální formátování do firemního designu.
Bohemia CRM tento proces radikálně zjednodušuje. Využívá k tomu nativní integrace s aplikacemi Microsoft Word a Excel.
Jak funguje generování Nabídky?
-
Příprava dat v CRM: Obchodník v rámci záznamu Nabídky (propojené s Příležitostí) jednoduše "nakliká" požadované Produkty z katalogu, upraví množství, případně poskytne slevu. Všechna data jsou uložena strukturovaně v CRM.
-
Výběr šablony (Word/Excel): Uživatel stiskne tlačítko "Exportovat do šablony" (Export to Template).
-
Dynamické sloučení dat: Bohemia CRM na pozadí vezme schválenou firemní šablonu (např.
Nabídka_vzor.docx) a automaticky ji "naplní" daty z kroku 1. -
Výsledek: Během několika sekund systém vygeneruje finální dokument (např. ve formátu PDF) s hlavičkovým papírem, správným oslovením klienta, detailním rozpisem položek, cenami a celkovou kalkulací.
Tento postup eliminuje hodiny práce strávené manuálním kopírováním dat mezi Excelem, Wordem a CRM. Stejný princip lze aplikovat na generování Objednávek, Faktur nebo Smluv.
3. Propojení šablon s pracovními procesy
Skutečná síla automatizace se ukáže, když se šablony stanou součástí řízených Pracovních procesů (Business Process Flows), které jsou klíčovou součástí Model-Driven Power Apps.
Pracovní proces v Bohemia CRM vizuálně vede uživatele jednotlivými fázemi obchodního případu (např. od Zájmu přes Kvalifikaci až po Uzavření). Šablony lze na tyto fáze navázat.
Příklad automatizace: Jakmile obchodník posune Příležitost ve fázovém řízení (Pracovní proces) do stadia "Odeslání nabídky", systém může:
-
Automaticky vygenerovat PDF dokument Nabídky pomocí definované Word šablony.
-
Automaticky vytvořit nový e-mail pomocí "Šablony pro odeslání nabídky".
-
Připojit vygenerované PDF k tomuto e-mailu.
-
Předložit e-mail obchodníkovi k finální kontrole a odeslání.
Obchodníkovi tak stačí jediný klik k provedení úkonu, který by jinak zabral 15 minut manuální práce.
Závěr: Technologie Microsoft 365 jako základ efektivity
Bohemia CRM dokazuje, že základem efektivity není složitost, ale chytrá integrace nástrojů, které firmy již denně používají. Tím, že je systém postaven na Microsoft Power Platform, dědí veškeré pokročilé možnosti práce s daty a integraci s Wordem, Excelem a Outlookem.
Šablony e-mailů a dokumentů tak přestávají být jen pasivními pomocníky. Stávají se aktivním motorem obchodního procesu, který zkracuje administrativní čas z hodin na minuty, zajišťuje konzistenci a umožňuje týmům věnovat se tomu nejdůležitějšímu – péči o klienta a uzavírání obchodů.