Bohemia CRM: Více než jen adresář. Jak přetavit kontakty v obchodní kapitál

Úspěšný networking na konferencích, veletrzích nebo obchodních schůzkách generuje desítky nových kontaktů. Vizitky se hromadí na stole, poznámky se ztrácejí v různých souborech a e-maily v Outlooku zůstávají bez systematického sledování. Samotné shromáždění kontaktů však hodnotu nevytváří. Skutečný obchodní potenciál networkingu se odemyká až ve chvíli, kdy s těmito kontakty začneme systematicky pracovat, pěstovat vztahy a sledovat jejich vývoj. Zde se odděluje pasivní "adresář" od aktivního systému řízení vztahů (CRM).

Moderní systémy, jako je Bohemia CRM postavené na platformě Microsoft (konkrétně Model-Driven Power Apps v rámci Microsoft 365), zásadně mění pravidla hry. Posouvají správu kontaktů z reaktivního sběru dat na proaktivní řízení vztahů.

1. Centralizace jako základ: Jeden zdroj pravdy

Největší překážkou efektivního networkingu je roztříštěnost dat. Jeden kontakt je v mobilu obchodníka, druhý v Excelu asistentky a třetí pouze ve složce doručené pošty v Outlooku. Bohemia CRM tento chaos řeší vytvořením centrálního úložiště.

Zásadní je přitom správné rozlišení, které Bohemia CRM přirozeně nabízí:

  • Klienti (Účty): Představují organizace, firmy, právnické osoby (s IČO, adresou sídla atd.). Jde o zastřešující entitu.

  • Kontakty (Osoby): Představují konkrétní fyzické osoby (s e-mailem, telefonem, funkcí), se kterými komunikujeme.

Tento systém umožňuje mít pod jedním Klientem (např. "ABC Společnost s.r.o.") evidováno více Kontaktů (nákupčí, ředitel, technik). Okamžitě tak vidíte celou síť vztahů v rámci jedné firmy, místo abyste měli pět izolovaných záznamů, které spolu zdánlivě nesouvisí. Všichni ve firmě sdílejí stejná, aktuální data v reálném čase.

2. Od vizitky k 360° přehledu: Síla aktivit

Kontakt bez kontextu je téměř bezcenný. Networking není o tom, koho znáte, ale co o něm víte a jaká je historie vaší interakce. Právě zde CRM exceluje díky správě Aktivit.

Bohemia CRM umožňuje ke každé kartě Kontaktu nebo Klienta automaticky či manuálně vázat veškerou komunikaci:

  • E-maily: Díky nativní integraci s Microsoft Outlook se e-mailová komunikace (odeslaná i přijatá) automaticky propisuje na kartu kontaktu.

  • Schůzky: Plánované i uskutečněné schůzky z kalendáře.

  • Telefonní hovory: Záznamy o proběhlých hovorech (kdo, kdy, o čem).

  • Úkoly: Zadání následných kroků (např. "Zaslat cenovou nabídku do pátku").

Když si otevřete kartu kontaktu, kterého jste potkali před půl rokem na veletrhu, nevidíte jen jeho jméno a e-mail. Vidíte kompletní časovou osu: první e-mail po veletrhu, následný telefonát kolegy, zaslanou prezentaci i naplánovanou schůzku na příští týden. Tento 360° pohled je pro udržení a rozvoj vztahů klíčový.

3. Aktivní řízení networkingu pomocí Pracovních procesů

Nové kontakty často "spadnou pod stůl", protože chybí jasně definovaný proces, co se s nimi má dít dál. Bohemia CRM řeší tento problém pomocí Pracovních procesů (Business Process Flows).

Představte si Pracovní proces jako vizuálního průvodce, který uživatele vede definovanými fázemi a kroky. Pro nový kontakt získaný z networkingu může proces vypadat následovně:

  1. Fáze: Identifikace (Zadat zdroj kontaktu, zapsat první poznámky).

  2. Fáze: První kontakt (Odeslat děkovný e-mail, naplánovat úkol na telefonát).

  3. Fáze: Kvalifikace (Zjistit potřeby, identifikovat potenciál).

  4. Fáze: Rozvoj (Naplánovat schůzku, zaslat materiály).

Tento řízený proces zajišťuje, že se na žádný nový kontakt nezapomene a že jsou všechny interakce prováděny konzistentně napříč celým obchodním týmem.

4. Segmentace: Správné sdělení správným lidem

Networking neznamená posílat všem všechno. Efektivní pěstování vztahů vyžaduje relevanci. Pomocí Marketingových seznamů v Bohemia CRM můžete své kontakty snadno segmentovat.

Můžete si vytvořit dynamické nebo statické seznamy podle libovolných kritérií:

  • Všechny kontakty, které jste potkali na "Veletrhu Strojírenství 2025".

  • Všechny kontakty z firem v Moravskoslezském kraji.

  • Všichni "Techničtí ředitelé" (dle pozice) ve vaší databázi.

Na tyto segmentované seznamy pak můžete cílit relevantní obsah – pozvánky na webináře, odborné články nebo specifické nabídky. Tím budujete pověst experta a udržujete vztah živý, aniž byste kontakty zahlcovali nerelevantní komunikací.

5. Síla platformy: CRM jako součást Microsoft 365

Protože je Bohemia CRM postaveno na Model-Driven Power Apps, není to izolovaný ostrovní systém. Je to nativní součást ekosystému Microsoft 365, který většina českých firem již používá.

  • Outlook: Jak zmíněno, e-maily a kalendář jsou plně propojené.

  • Teams: Můžete spolupracovat nad konkrétním klientem nebo kontaktem přímo v prostředí Teams.

  • SharePoint: Veškeré dokumenty (smlouvy, zápisy ze schůzek, prezentace) jsou ukládány na SharePoint, ale propojeny přímo s kartou klienta v CRM.

  • Dataverse: Vše běží na zabezpečené a škálovatelné databázi Microsoft Dataverse.

Uživatelé tak nemusí neustále přepínat mezi aplikacemi. CRM se stává přirozenou součástí jejich pracovního dne v prostředí, které důvěrně znají.

Závěr

Efektivní správa kontaktů v B2B segmentu dávno není o velikosti databáze, ale o hloubce informací a kvalitě řízených procesů. Systém jako Bohemia CRM transformuje statický seznam kontaktů na dynamický nástroj pro řízení vztahů. Poskytuje centralizaci, kontext (díky 360° pohledu a aktivitám) a strukturu (díky pracovním procesům), které jsou nezbytné pro přetavení náhodných setkání v dlouhodobá a zisková obchodní partnerství.

Posted on