Řízení firemních procesů, správa kontaktů a sledování obchodních příležitostí často naráží na problém roztříštěných informací. Data uložená v tabulkových procesorech, e-mailových klientech a různých poznámkových blocích znemožňují efektivní týmovou spolupráci a poskytují jen zkreslený pohled na výkonnost firmy. Cílem moderního CRM (Customer Relationship Management) systému je přesně tyto bariéry odstranit. Bohemia CRM představuje komplexní české řešení navržené tak, aby sjednotilo firemní agendu do jednoho intuitivního a vždy dostupného prostředí.
Jádro systému: Adresář a Obchodní případy
Základem každého podnikání jsou vztahy. Bohemia CRM povyšuje běžný seznam kontaktů na propracovaný Adresář. Nejde jen o statickou databázi; adresář umožňuje pokročilou segmentaci klientů (např. podle obratu, regionu nebo zájmu o produkty), kategorizaci a především uchovává kompletní historii komunikace. Každá schůzka, e-mail nebo telefonát je zaznamenán na kartě klienta, což dává celému týmu okamžitý kontext.
Na adresář plynule navazuje klíčový modul – Obchodní případy. Zde se ze zájemce stává příležitost. Tento modul umožňuje sledovat celý obchodní cyklus, od první poptávky až po finální uzavření obchodu.
Klíčové prvky modulu Obchodní případy:
-
Definice fází: Přehledné sledování, v jaké fázi se obchod nachází (např. První kontakt, Analýza potřeb, Prezentace nabídky, Vyjednávání).
-
Pravděpodobnost úspěchu: Každé fázi lze přiřadit procentuální pravděpodobnost uzavření.
-
Očekávaný obrat: Systém dokáže predikovat budoucí příjmy na základě aktivních obchodních případů.
-
Propojení aktivit: Ke každému případu jsou vázány konkrétní úkoly, schůzky a dokumenty.
Efektivní plánování: Od Úkolu po Projekt
Bez organizace práce nelze dosáhnout konzistentních výsledků. Bohemia CRM Professional integruje robustní nástroje pro plánování času a řízení práce.
Kalendář a Úkoly fungují jako operační centrum denních aktivit. Systém umožňuje nejen plánování vlastních schůzek a úkolů, ale také jejich delegování na kolegy. Díky obousměrné synchronizaci s kalendáři Google nebo Microsoft (Exchange/Outlook 365) mají uživatelé svá data dostupná na všech zařízeních, včetně mobilních telefonů.
Pro komplexnější zakázky a interní aktivity slouží modul Projekty. Ten umožňuje rozdělit složitý cíl na dílčí úkoly, přiřadit je řešitelům a sledovat jejich plnění v čase. Projekty propojují týmovou práci, sdílené dokumenty a sledování termínů na jednom místě.
Síla automatizace: Pracovní procesy (Workflows)
Jednou z nejvýkonnějších funkcí Bohemia CRM je definice Pracovních procesů (Workflows). Jedná se o automatizaci rutinních úkonů, která šetří čas a zásadně snižuje lidskou chybovost.
Systém umožňuje nastavit pravidla typu "když se stane A, proveď B". V praxi to může znamenat:
-
Automatické vytvoření úkolu: Po uložení zápisu ze schůzky systém automaticky vytvoří úkol "Zaslat cenovou nabídku" s termínem do 24 hodin.
-
Upozornění na neaktivitu: Pokud u obchodního případu ve fázi "Čekání na reakci klienta" neproběhne 5 dní žádná aktivita, systém automaticky upozorní obchodníka.
-
Změna stavu: Po odeslání e-mailové kampaně z modulu Marketing se u všech oslovených kontaktů automaticky propíše záznam o této aktivitě.
Tyto procesy zajišťují, že se na nic nezapomene a že jsou dodržovány interní postupy.
Propojený ekosystém: Marketing, Fakturace a Dokumenty
Bohemia CRM si klade za cíl být centrálním bodem firemních dat. Proto pokrývá i související agendy:
-
Marketing: Modul umožňuje tvorbu a hromadné rozesílání e-mailových kampaní a newsletterů. Díky integraci s nástroji jako Ecomail nebo Mailchimp lze využívat pokročilé marketingové strategie přímo nad daty z CRM.
-
Fakturace a Ceníky: Přímo v systému lze spravovat ceníky jednotlivých produktů a služeb a vystavovat faktury (včetně zálohových). Klíčová je možnost propojení na účetní systémy (jako Pohoda, Money S3/S4/S5 a další), což eliminuje nutnost přepisování dat.
-
DMS (Document Management System): Správa dokumentů je nedílnou součástí firemních procesů. Modul Dokumenty slouží jako centrální úložiště smluv, nabídek a protokolů. Podporuje verzování dokumentů, takže máte vždy přehled o historii změn a přístup k aktuální verzi.
Nejčastější dotazy k Bohemia CRM
Jedná se o cloudové řešení, nebo musím něco instalovat? Bohemia CRM je plnohodnotné cloudové řešení (SaaS - Software as a Service). Pro jeho provoz stačí pouze webový prohlížeč a připojení k internetu. Data jsou bezpečně uložena v datových centrech a přístup k nim máte odkudkoliv, ať už z počítače, tabletu nebo mobilního telefonu.
Jak je to s propojením (integrací) na naše stávající systémy? Systém je navržen s ohledem na český trh. Nabízí přímé integrační můstky na nejrozšířenější účetní a ERP systémy (např. Pohoda, Money). Pro specifické potřeby, jako je napojení na e-shop nebo jiné interní aplikace, je k dispozici pokročilé API rozhraní.
Co přesně znamená "Pracovní proces"? Jedná se o automatizační nástroj. Umožňuje nastavit v systému pravidla, která automaticky vykonávají definované akce na základě určitých spouštěčů (triggerů). Například: když se změní stav obchodního případu na "Uzavřeno - Získáno", systém může automaticky odeslat e-mail účetnímu oddělení a vytvořit úkol pro projektového manažera.
Umí systém spravovat různé úrovně oprávnění? Ano. Bohemia CRM Professional klade důraz na bezpečnost a řízení přístupu. Administrátor může detailně nastavit uživatelské role a práva. Tím zajistí, že například obchodník uvidí pouze své obchodní případy, zatímco manažer bude mít přehled o výkonu celého týmu, ale neuvidí například citlivá data z fakturace.