Mnoho obchodních týmů v České republice čelí paradoxu: jsou placeni za uzavírání obchodů, ale významnou část dne stráví správou dat. Manuální přepisování informací z e-mailů do tabulek, sledování úkolů v samostatných aplikacích, dohledávání poslední komunikace se zákazníkem a zdlouhavé přípravy podkladů pro reporting. To vše jsou aktivity, které kradou drahocenný čas, jenž by mohl být věnován aktivnímu prodeji.
Řešení nespočívá v zavedení další složité aplikace, ale v inteligentní centralizaci a automatizaci úkolů. Moderní CRM systémy, pokud jsou správně implementovány, slouží přesně k tomuto účelu. Příkladem takového přístupu je Bohemia CRM, systém postavený na moderní platformě Microsoft Power Platform, který využívá sílu Microsoft 365.
Kámen úrazu: Roztříštěná data a manuální práce
Podívejme se, kde administrativa v obchodním procesu nejčastěji vzniká:
-
Správa kontaktů a aktivit: Obchodník komunikuje e-mailem (v Outlooku), volá (telefon), domlouvá schůzky (kalendář) a řeší úkoly (To Do nebo Planner). Každá tato aktivita generuje informaci, která by měla být zaznamenána u zákazníka. Bez CRM to znamená ruční kopírování.
-
Řízení obchodních případů: Každá poptávka nebo příležitost má svůj životní cyklus. Obchodníci je často sledují ve vlastních excelových tabulkách. Vedení pak nemá aktuální přehled o stavu "pipeline" (obchodního trychtýře) a musí se doptávat.
-
Reporting: Tvorba týdenních nebo měsíčních reportů pro manažery je často noční můrou. Znamená to ruční sběr dat od všech členů týmu a jejich konsolidaci.
Řešení 1: Centralizace dat na "Kartě zákazníka"
Prvním krokem k odstranění administrativy je princip jednoho místa pravdy. Bohemia CRM Professional, postavené na platformě Model-Driven Power Apps (modelem řízené aplikace), k tomuto využívá centrální záznamy, v českém názvosloví označované jako Karta společnosti a Karta kontaktu.
Na této kartě vidí obchodník 360stupňový pohled na klienta. Klíčová je nativní integrace s Microsoft 365:
-
Synchronizace s Outlookem: E-maily a schůzky týkající se klienta se automaticky propisují na jeho kartu v CRM. Obchodník nemusí nic přepisovat, jen komunikuje, jak je zvyklý.
-
Správa aktivit: Veškeré úkoly, telefonáty a poznámky jsou evidovány na jednom místě. Kdokoli z týmu (s patřičným oprávněním) tak okamžitě vidí kompletní historii komunikace.
Odpadá tak hledání v odeslané poště nebo dotazování kolegů, co se se zákazníkem naposledy řešilo.
Řešení 2: Automatizace pomocí "Pracovních procesů"
Největší úsporu času však přináší automatizace. V prostředí Microsoft Power Platform se k tomu využívají Pracovní procesy (Workflows) nebo modernější toky v Power Automate.
Představte si, že systém začne pracovat pro vás:
-
Automatické úkoly: Když obchodník posune obchodní případ (Opportunity) do fáze "Příprava nabídky", systém může automaticky vytvořit úkol pro technického konzultanta s termínem pro dodání podkladů.
-
Notifikace a upozornění: Pokud obchodní případ leží v jedné fázi déle než týden bez aktivity, systém automaticky upozorní odpovědného obchodníka nebo jeho manažera.
-
Schvalovací procesy: Potřebuje obchodník schválit nestandardní slevu? Místo posílání e-mailů manažerovi (které mohou zapadnout) spustí v CRM schvalovací proces, který manažerovi dorazí například jako notifikace v Microsoft Teams.
-
Generování dokumentů: Vytvoření standardizované nabídky nebo smlouvy je otázkou kliknutí. Systém si automaticky načte údaje z karty společnosti a obchodního případu a vyplní je do připravené šablony (např. ve Wordu).
Tímto způsobem se administrativa nemění jen na nutné zlo, ale na aktivního pomocníka, který hlídá termíny a zajišťuje kvalitu dat.
Řešení 3: Vedení obchodníka "Obchodním procesem"
Bohemia CRM silně využívá vizuální Obchodní procesy (Business Process Flows). Jedná se o vodicí lištu, která je viditelná v horní části záznamu (například u obchodního případu) a jasně definuje jednotlivé fáze obchodu (např. Kvalifikace -> Analýza potřeb -> Nabídka -> Vyjednávání -> Uzavření).
Tento proces obchodníka aktivně vede a říká mu, jaké údaje jsou v dané fázi klíčové. Tím zajišťuje dvě věci:
-
Usnadnění práce: Obchodník nemusí přemýšlet, jaký je další krok. Systém ho navádí.
-
Kvalita dat: Proces zajistí, že jsou vyplněna všechna důležitá pole (např. odhadovaná částka, datum uzavření), což je klíčové pro reporting.
Výsledek: Automatizovaný reporting a čas na prodej
Když jsou data centralizovaná (díky kartě zákazníka) a jejich sběr je automatizovaný a řízený (díky pracovním a obchodním procesům), stává se reporting vedlejším produktem běžné práce, nikoli samostatnou administrativní činností.
Manažeři již nemusí obvolávat tým pro stav zakázek. Vše vidí v reálném čase v Řídicích panelech (Dashboards) přímo v CRM nebo v pokročilých reportech v Microsoft Power BI. Tým se tak na poradách může věnovat strategii, jak problémové zakázky posunout, místo aby trávil čas dohadováním se o tom, čí čísla v Excelu jsou ta správná.
Implementace CRM systému, jakým je Bohemia CRM postavené na Model-Driven Power Apps, není o přidání další administrativní vrstvy. Naopak, jejím cílem je radikální odstranění manuální práce. Přesunutím břemene rutinních úkolů z obchodníka na technologii se uvolňují ruce pro to nejdůležitější – aktivní komunikaci se zákazníky a uzavírání obchodů.