Mnoho českých firem se při každodenní práci spoléhá na nástroje Microsoft 365, jako jsou Outlook, Teams nebo Excel. Pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) však často volí zcela oddělené systémy, což vede k roztříštěnosti dat, duplicitní práci a neefektivní synchronizaci. Existuje však přístup, který využívá právě té investice, kterou již firmy do ekosystému Microsoftu vložily. Řeč je o CRM systémech postavených přímo na platformě Microsoft Power Apps.
Jedním z hlavních českých řešení postavených na této moderní technologii je Bohemia CRM. Není to samostatně stojící software, který se s produkty Microsoftu pouze "propojuje", ale aplikace, která běží přímo uvnitř prostředí Microsoft 365.
Co znamená CRM na platformě Model-Driven Power Apps?
Jádrem tohoto přístupu je technologie Model-Driven Power Apps (modelem řízené aplikace) a databáze Microsoft Dataverse (dříve známá jako Common Data Service).
Představte si Dataverse jako zabezpečené, centrální datové úložiště pro všechny vaše firemní údaje – kontakty, firmy, obchodní příležitosti, ale i produkty nebo servisní požadavky. Model-Driven Power Apps pak poskytuje robustní, přizpůsobitelné a responzivní rozhraní pro práci s těmito daty.
Výhodou je, že celá tato platforma je spravována v rámci existujícího Microsoft 365 tenanta (firemního účtu). Tím je zajištěna jednotná správa uživatelů, vysoká úroveň zabezpečení a nativní škálovatelnost.
Základní stavební kameny pro řízení obchodu
Systém postavený na této technologii, jako je Bohemia CRM ve verzi Professional, poskytuje kompletní sadu nástrojů přizpůsobenou českému obchodnímu prostředí. Nejde jen o pasivní evidenci, ale o aktivní řízení procesů.
-
Správa zákazníků (Firmy a Kontakty): Základem je 360stupňový pohled na zákazníka. Systém centralizuje veškeré kontaktní údaje, historii komunikace, proběhlé obchody i servisní požadavky na jedné kartě.
-
Řízení obchodních případů: Umožňuje sledovat celý životní cyklus obchodu – od identifikace potenciálního zákazníka (Leadu), přes kvalifikaci až po vytvoření obchodního případu (Opportunity). Obchodníci mohou evidovat fázi obchodu, pravděpodobnost úspěchu a očekávanou hodnotu.
-
Evidence aktivit: Klíčová součást pro obchodní týmy. Zahrnuje správu úkolů, telefonních hovorů, e-mailů a schůzek. Díky nativnímu propojení se vše propisuje do známého prostředí.
-
Standardizované pracovní procesy (Workflows): Systém aktivně vede uživatele definovanými kroky. Například proces "z potenciálního zákazníka na obchodní případ" zajistí, že jsou vždy sebrána všechna potřebná data před posunem do další fáze.
Kromě toho řešení pokrývá i správu produktového katalogu, ceníků, tvorbu nabídek, objednávek a následnou fakturaci, včetně evidence marketingových seznamů a správy obchodní literatury.
Klíčová otázka: Jaké další aplikace Microsoft 365 lze propojit?
Síla platformy spočívá v nativní integraci s ostatními službami Microsoft 365, které firmy již denně používají. Propojení zde není jen doplňkem, ale základní funkčností.
1. Microsoft Outlook
Toto je nejzásadnější propojení. Nejde jen o obyčejný doplněk (plug-in), ale o hlubokou obousměrnou synchronizaci:
-
E-maily: Příchozí a odchozí e-maily lze "sledovat" (tzv. "trackovat") a přiřadit je přímo ke konkrétnímu kontaktu, firmě nebo obchodnímu případu v CRM. Celá historie komunikace je tak viditelná přímo v CRM.
-
Kalendář a schůzky: Schůzky vytvořené v CRM se automaticky synchronizují do kalendáře v Outlooku a naopak.
-
Kontakty a Úkoly: Obousměrná synchronizace zajišťuje, že obchodník má svá CRM data k dispozici i v offline režimu Outlooku nebo v mobilním telefonu.
2. Microsoft SharePoint
Zatímco CRM (Dataverse) skvěle uchovává strukturovaná data, SharePoint slouží jako nativní úložiště pro dokumenty. Všechny smlouvy, nabídky v PDF, analýzy nebo prezentace přiřazené k zákazníkovi v CRM jsou ve skutečnosti bezpečně uloženy ve struktuře SharePointu.
3. Microsoft Teams
Spolupráce na obchodních případech probíhá často v Teams. CRM lze integrovat přímo do kanálů v Teams – uživatelé mohou například diskutovat nad konkrétním obchodním případem nebo si zobrazit řídicí panel (Dashboard) s výsledky přímo v prostředí Teams, aniž by museli aplikaci opustit.
4. Microsoft Power Automate (dříve Flow)
Power Automate je nástroj pro automatizaci procesů. Lze jej využít pro pokročilé scénáře, které přesahují standardní pracovní procesy v CRM. Například:
-
Automatické odeslání notifikace do Teams, když je vytvořen nový obchodní případ nad 1 milion Kč.
-
Schvalovací proces pro slevy (žádost se odešle manažerovi, který ji schválí v Outlooku nebo Teams).
-
Automatické vytváření úkolů pro back-office po uzavření obchodu.
5. Microsoft Power BI
Pro pokročilé analýzy a reporting slouží Power BI. Tento nástroj se umí napřímo připojit na data v Dataverse a vizualizovat obchodní data v interaktivních sestavách a řídicích panelech, které dalece přesahují možnosti standardních grafů v CRM.
6. Microsoft Excel
Samozřejmostí je dynamický export dat do Excelu, kde si uživatelé mohou provádět vlastní kontingenční tabulky. Možný je i zpětný import dat, což usnadňuje hromadné úpravy.
Přizpůsobení a licencování
Velkou výhodou řešení postavených na Model-Driven Power Apps je jejich přizpůsobitelnost. Protože se jedná o platformu, je možné (a očekávané), že si firma systém upraví podle svých potřeb – přidá vlastní pole (např. "IČO", "Datová schránka"), upraví formuláře, vytvoří specifické pohledy (filtry) nebo vlastní grafy.
Zásadní je také licenční model. Firmy, které již využívají vyšší plány Microsoft 365 (například E3 nebo E5), často již disponují potřebnými licencemi Power Apps pro provoz takového CRM. Náklady na pořízení se tak mohou výrazně snížit, jelikož se platí pouze za implementaci a přizpůsobení samotného CRM řešení (jako je Bohemia CRM), nikoliv za základní licence platformy.